Tips
en trucs in Excel 2007
1.
Gegevens uit twee cellen samenvoegen
Excel wordt veel gebruikt voor het maken van (adres )lijsten. In
een goede database zijn de gegevens netjes gescheiden. Stel u voor
dat u een kolom hebt voor de postcode en één voor
de woonplaats. Wellicht wilt u dan op een andere plaats in het werkblad
een cel vullen met zowel de postcode als de woonplaats met daar
natuurlijk een spatie tussen. Wij gaan er vanuit dat u in cel B2
de postcode hebt staan en in cel C2 de woonplaats. Handel dan als
volgt:
Typ in cel E2 het '= ' teken.
Hierna wijst u cel B2 aan.
Typ dan het '&' teken, een dubbel aanhalingsteken, twee spaties
en opnieuw een dubbel aanhalingsteken, en weer een '&' teken.
Wijs cel C2 aan en druk op Enter.
De formule wordt: =B2&" "&C2. De betekenis hiervan
is: vul de waarde uit B2 in, voeg hieraan twee spaties toe en vul
tot slot de waarde uit C2 in. In de cel verschijnen de postcode
en de woonplaats, netjes gescheiden door twee spaties. Als u van
échte formules houdt kunt u ook het volgende doen:
=TEKST.SAMENVOEGEN(B2;" ";C2).
top
2. Formules omzetten in waarden
Wanneer u een formule gebruikt hebt om een resultaat op te bouwen
kan het zijn dat u het resultaat blijvend wilt bewaren. Het is dus
niet langer nodig of zelfs gewenst, dat het eindresultaat wijzigt.
Wellicht wilt u zelfs de cellen wissen die aan de formule ten grondslag
liggen. Dat kan alleen als u het resultaat van uw formules eerst
omzet in vaste waarden. Stel dat u dit met de cellen E2:E10 wilt
doen. Dan gaat dat als volgt:
Selecteer de cellen E2:E10 en kies Bewerken >> Kopiëren.
Kies direct hierna Bewerken >> Plakken speciaal.
Selecteer in het dialoogvenster de optie Waarden en klik op OK.
De formules zijn nu omgezet in waarden.
top
3. Tekst en de huidige datum samenvoegen
Er zijn mensen die hun facturen maken met Excel. En waarom ook niet?
Om de tekst "Factuurdatum" en de huidige datum in de juiste
opmaak boven de factuur te krijgen hebben wij de volgende handige
tip. Typ in de gewenste cel de volgende formule:
="Factuurdatum "&TEKST(NU(); "dd-mm-jjjj")
Let op de spatie achter het woord Factuurdatum. Na de tekst tussen
aanhalingstekens zorgt het '&' teken ervoor dat de tekst wordt
gecombineerd met de daaropvolgende formule. De functie TEKST zet
een waarde in een tekst om. Het eerste argument is de functie NU(),
wat de huidige datum oplevert. Het tweede argument is de gewenste
opmaak. In dit geval twee cijfers voor de dag, twee voor de maand
en vier voor het jaar. Het resultaat is een tekst als: Factuurdatum
11-05-2005.
top
4. Aantal openstaande dagen berekenen
Als ondernemer kent u het probleem van openstaande facturen maar
al te goed. Niet elke afnemer van uw diensten of producten is even
netjes met betalen. Het is dan ook goed een actueel overzicht van
openstaande facturen bij de hand te hebben.
Allereerst is hiervoor een lijstje met de factuurdatums vereist.
Maar dat heeft u wel, of kunt u snel maken.
Zet in de cel naast de eerste factuurdatum de volgende formule:
=(NU()-A2)-1
Hierbij
vertegenwoordigt NU() de huidige datum en A2 de cel links van de
huidige. Van het resultaat wordt de waarde 1 afgetrokken, omdat
anders de factuurdatum zelf wordt meegerekend.
Kopieer deze formule naar beneden tot de laatste factuurdatum.
Selecteer nu de cellen en kies Opmaak >> Celeigenschappen.
Kies uit Categorie het item Getal en zet het aantal decimalen op
0.
Klik dan op OK.
U ziet nu achter elke factuurdatum het aantal openstaande dagen.
Dat is schrikken!
top
5. Bedrijfslogo in voettekst opnemen
Het staat netjes als de afdrukken uit uw Excel-werkbladen er tiptop
uitzien. Daarbij hoort ook een goede kop- of voettekst. Wist u dat
het vanaf Excel XP mogelijk is een afbeelding in een voettekst op
te nemen? Dat gaat heel gemakkelijk. U kunt zelfs de afmetingen
van de afbeelding instellen. Een en ander gaat als volgt:
Kies Bestand >> Pagina-instelling.
Klik in het dialoogvenster op Aangepaste voettekst. Let nu op de
twee knoppen aan de rechterkant.
Zet uw cursor in één van de vakken Links, Midden of
Rechts en gebruik de één na laatste knop om een afbeelding
te selecteren.
Ga naar de juiste map, selecteer de afbeelding en klik op Invoegen.
Klik nu op de laatste knop en voer de gewenste hoogte of breedte
in (de andere maat gaat vanzelf mee).
Klik op OK >> OK om de afbeelding in de voettekst op te nemen.
In het dialoogvenster Pagina-instelling ziet u al een voorbeeldje.
Klik hier op de knop Afdrukvoorbeeld om een goed voorbeeld van de
gehele pagina te zien.
Sluit tot slot het Afdrukvoorbeeld.
top
De
cursus Excel 2007
op deze website wordt u gratis aangeboden door Cursusentraining.nl.
Mocht u geinteresseerd zijn dan kunt u deze cursus ook als
PDF-bestand downloaden. Klik hiervoor op onderstaande bestelknop.
De betaling van € 4,95 is mogelijk via uw telefoon
of via uw bank met Ideal. Download nu en start met leren...
|
6. Tekst over meerdere regels
Om tekst over twee of meer regels te laten lopen is er in Excel
een bijzondere toetsaanslag: Alt+Enter. In andere Office-programma's
zou u wellicht Shift+Enter gebruiken. Typ een stukje tekst in een
cel. Wanneer u de celrand nadert drukt u op Alt+Enter. U kunt nu
weer verder typen. De regels komen onder elkaar in één
cel te staan en de rijhoogte wordt automatisch aangepast. Als u
al cellen hebt met tekst die te lang is voor de kolombreedte, dan
kunt u beter het volgende doen: selecteer de cel(len) en kies Opmaak
>> Celeigenschappen. Ga naar het tabblad Uitlijning en zet
de optie Terugloop aan. Druk dan op OK. De tekst wordt nu automatisch
over meerdere regels verdeeld.
top
7. Back-up van een werkmap maken
Normaal gesproken overschrijft u de huidige werkmap op schijf wanneer
u wijzigingen aanbrengt en de werkmap opslaat. Wanneer tijdens het
schrijven een fout zou optreden, bent u mogelijk alles kwijt. Daarom
kent Excel een optie om altijd een back-up te maken van een map.
U krijgt na het opslaan twee bestanden op schijf: het origineel
en een back-up. De back-up ziet u pas wanneer u de huidige map meer
dan eens hebt opgeslagen. Bovendien werkt de instelling alleen voor
de map waarin u het maken van de back-up inschakelt. Dit gaat als
volgt:
Kies Bestand >> Opslaan als en klik rechtsboven in het dialoogvenster
op de knop Extra.
Kies hieruit Algemene opties.
Plaats een vinkje bij Altijd reservekopie maken en klik op OK.
Kies dan Opslaan.
Wijzig iets en sla het bestand opnieuw op, nu op de normale manier.
Als uw bestand test.xls heet, dan hebt u nu ook een bestand Back-up
van test.xlk. Dit bestand bevat de status voordat u uw werkmap de
laatste keer hebt opgeslagen.
top
8. Vensters op de taakbalk
Telkens wanneer u een werkmap opent wordt een nieuwe knop op de
Windows Taakbalk getoond. Werkt u regelmatig met een aantal werkbladen
tegelijk, dan nemen al die knoppen aardig wat ruimte in beslag op
de balk onderaan uw scherm. Het is mogelijk Excel te vertellen dat
u geen prijs stelt op al die knoppen. U kunt immers in Excel zelf
het menu Venster gebruiken om tussen geopende werkmappen te wisselen.
Dat doet u als volgt:
Kies Extra >> Opties en activeer indien nodig het tabblad
Weergave.
Zet het vinkje in het selectievak Vensters op de taakbalk uit en
klik op OK.
Vanaf nu ziet u slechts één knop voor Excel op de
taakbalk. Als u wel voor elke werkmap een knop wilt zien volgt u
de omgekeerde procedure.
top
9. Meerdere werkmappen of werkbladen tegelijk afdrukken
Voor de goede orde: een werkmap is een verzameling werkbladen in
één bestand op schijf. Elk .xls-bestand is dus een
werkmap. Een werkblad is een 'tabblad' in Excel. Als u meerdere
werkmappen tegelijk wilt afdrukken gaat u als volgt te werk:
Kies Bestand >> Openen.
Selecteer de gewenste werkmappen door de Ctrl-toets ingedrukt te
houden en de desbetreffende werkmappen aan te klikken.
Kies dan Extra >> Afdrukken.
Als u meerdere werkbladen in een werkmap wilt afdrukken gaat u als
volgt te werk:
Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de tabbladen die u wilt
afdrukken om ze te selecteren.
Kies dan Bestand >> Afdrukken en zorg dat het keuzerondje
Geselecteerde bladen is geselecteerd.
Klik tot slot op OK.
top
10. Een deel van een werkblad afdrukken
Er zijn twee handige manieren om slechts een deel van uw werkblad
af te drukken:
Maak een selectie van hetgeen u wilt afdrukken en kies Bestand >>
Afdrukken.
Zet in het groepsvak Afdrukken het keuzerondje Selectie aan.
Klik op OK.
De tweede manier maakt gebruik van een afdrukbereik. Dit bereik
blijft voor het huidige werkblad behouden, ook als geen selectie
actief is.
Maak een selectie.
Kies Bestand >> Afdrukbereik >> Afdrukbereik bepalen.
Klik buiten de selectie om deze op te heffen.
Gebruik het Afdrukvoorbeeld om het resultaat te zien: alleen de
cellen in het opgegeven bereik worden afgedrukt.
Druk het werkblad af.
Om het afdrukbereik later weer te verwijderen kiest u Bestand >>
Afdrukbereik >> Afdrukbereik wissen.
top
